Tutto quello che devi sapere su come contattare gli sportelli e come scrivere ai professori.
Siamo sicure che anche tu – caro studente o studentessa, almeno una volta – ti sei chiesto se alla segreteria universitaria ci lavorasse davvero qualcuno.
C’è chi sostiene di non essere mai riuscito a parlare con un essere umano.
C’è chi invece racconta di avercela fatta, una volta, nel 2018, alle 8:00 del mattino.
Numeri irraggiungibili, orari improbabili e – se sei fortunato – l’indirizzo e-mail c’è, ma chissà se riceverai mai un riscontro. Scrivi, aspetti, controlli compulsivamente la posta e quando pensi che ormai è fatta: beh, brutta notizia, era soltanto il messaggio di conferma di ricezione che – spoiler – è automatico, nessuno ha ancora letto la tua richiesta.
Questo però non vuol dire che è tutto perduto, o che deve sempre essere tutto difficile. Basta sapere dove cercare, e andare a colpo sicuro. E per questo, ci siamo noi!
Spoiler: la risposta è (quasi sempre) già online
Prima però, c’è una verità scomoda che non tutti vogliono accettare: nella maggior parte dei casi, la risposta che cerchi è già online.
Sì, proprio lì. Nel sito che hai aperto di sfuggita e chiuso dopo 12 secondi.
Va detto: le università hanno un modo creativo di nascondere le informazioni. Mille click per raggiungere la pagina che ti serve o moduli di cinque anni fa che chissà se saranno ancora validi. Ma con un po’ di pazienza, trovare ciò che cerchi non è impossibile.
Con noi eviti questo calvario. Ecco quindi il percorso ben delineato, almeno per il sito di Unige:
Cerca il sito di Unige > vai alla sezione Studenti > seleziona la voce Sportelli studente – Segreterie > Sedi e contatti > scorri e cerca la sezione dedicata al tuo dipartimento, in cui troverai indirizzo e-mail, numero di telefono, giorni e orari in cui potrai contattare la segreteria.
Per contattare i professori le cose cambiano leggermente.
Solitamente, puoi trovare i loro indirizzi e-mail nelle schede descrittive dei corsi, che trovi nel Manifesto degli Studi del corso di laurea che ti interessa.
L’arte sottovalutata della mail scritta bene
Oggi ci sentiamo particolarmente generose, quindi ti daremo qualche suggerimento per scrivere delle e-mail coi fiocchi. Disperandi sì, ma sgrammaticati no!
La ricetta per una buona email è semplice: più rendi facile il lavoro a chi legge, più aumenti le probabilità di ricevere una risposta chiara ed esaustiva.
Partiamo dal principio
NELL’OGGETTO NON PUOI SCRIVERE A CARATTERI CUBITALI, CON CHI STAI URLANDO?
Scrivi invece un oggetto di poche parole, tre o quattro al massimo, mirate e concise. In questo modo, saranno ben leggibili anche dall’anteprima dell’email.
Passiamo al corpo dell’e-mail
Presentati, siamo studenti educati, e un buon incipit è formato da nome, cognome, numero di matricola e corso di studi. Questo velocizzerà il processo di identificazione, e così evitiamo che la segreteria debba chiederti – in e-mail secondarie – dei dati che non hai inserito.
Questo vale per gli sportelli, ma è ancora più importante se chi stai contattando è un/una docente. Ricordati sempre che il tu hai un solo problema, loro invece ricevono decine e decine di richieste.
Rivolgiti al tuo destinatario sempre con tono cordiale e fidati, si capisce anche via e-mail. Quando scrivi ad un professore, rivolgiti sempre dando del “Lei”. Ricordati di scrivere le maiuscole di cortesia – quelle che non si calcola nessuno – ad esempio: ”Le scrivo”, “il Suo Corso”.
Evita i classici “Buongiorno” e “Buonasera”: non sai quando verrà letta la tua e-mail. È meglio iniziare con un “Gentile Segreteria”, “Gent.mo Prof.” / “Gent.ma Prof.ssa [Cognome]” – e questo segnatelo, perché è una vera chicca.
Non ti perdere e arriva al punto. Spiega il tuo problema in modo chiaro e sintetico, ed evita i muri di testo. Come? Sfrutta la tua migliore alleata: la punteggiatura.
Se alleghi un contenuto (file testuale, multimediale o altro) è sempre consigliato segnalarlo: un “Lascio in allegato” o “In allegato trova” andranno benissimo.
E infine, chiudi sempre con un saluto. Le formule che, solitamente, funzionano di più sono: “In attesa di una Sua gentile risposta, porgo un cordiale saluto [il tuo nome completo]” oppure “La ringrazio anticipatamente per la Sua disponibilità. Cordialmente, [il tuo nome completo]”.
Concludendo
Sapere dove cercare e come scrivere ti eviterà un ulteriore esaurimento nervoso. E in alcuni rari, preziosi casi, ti farà ottenere ciò che sembrava impossibile: una risposta.
Se non sai da dove partire, copia il nostro modello, compila i campi e premi invio. Il resto è nelle mani del destino (e della segreteria).